Beberapa area umum yang sering dievaluasi dalam berbagai jenis struktur meliputi:
- Efisiensi: Seberapa baik struktur saat ini mencapai tujuannya dengan sumber daya yang tersedia? Apakah ada inefisiensi, redundansi, atau hambatan yang perlu diatasi?
- Efektivitas: Seberapa sukses struktur dalam menghasilkan hasil yang diinginkan? Apakah tujuan strategis tercapai?
- Responsiveness: Seberapa cepat dan fleksibel struktur dapat beradaptasi terhadap perubahan lingkungan, kebutuhan, atau tantangan baru?
- Kejelasan: Apakah peran, tanggung jawab, dan alur komunikasi dalam struktur jelas dan dipahami oleh semua pihak yang terlibat?
- Akuntabilitas: Apakah ada mekanisme yang jelas untuk menetapkan tanggung jawab dan mengukur kinerja di berbagai tingkatan struktur?
- Kolaborasi: Seberapa baik struktur memfasilitasi kerja sama, koordinasi, dan komunikasi antar unit atau individu?
- Pengembangan: Apakah struktur mendukung pertumbuhan, pembelajaran, dan pengembangan individu dan organisasi secara keseluruhan?
- Ketahanan: Seberapa kuat struktur dalam menghadapi tekanan, gangguan, atau krisis?
- Kesesuaian: Seberapa baik struktur saat ini sesuai dengan visi, misi, nilai-nilai, dan strategi organisasi atau sistem yang lebih besar?
Setelah kita memahami area evaluasi, berikut adalah strategi umum untuk perbaikan dan pengembangan struktur:
- Pengumpulan Data dan Analisis:
- Wawancara: Berbicara dengan para pemangku kepentingan untuk mendapatkan perspektif mereka tentang kekuatan dan kelemahan struktur saat ini.
- Survei: Mengumpulkan data kuantitatif dan kualitatif dari sejumlah besar orang.
- Analisis Dokumen: Meninjau bagan organisasi, deskripsi pekerjaan, prosedur operasional standar, dan dokumen relevan lainnya.
- Benchmarking: Membandingkan struktur dengan organisasi atau sistem serupa yang dianggap berhasil.
- Analisis SWOT: Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman terkait dengan struktur saat ini.
- Identifikasi Area Prioritas untuk Perbaikan: Berdasarkan hasil analisis, tentukan area mana yang paling mendesak untuk diperbaiki dan memiliki dampak terbesar pada kinerja keseluruhan.
- Pengembangan Pilihan Strategi: Brainstorming berbagai opsi untuk restrukturisasi atau penyesuaian struktur. Pertimbangkan berbagai model struktur (misalnya, fungsional, divisional, matriks, tim) dan bagaimana mereka dapat diterapkan dalam konteks Anda.
- Evaluasi Opsi Strategi: Analisis setiap opsi berdasarkan kriteria seperti biaya, risiko, potensi manfaat, dan kesesuaian dengan tujuan dan nilai-nilai organisasi.
- Implementasi Perubahan:
- Komunikasi yang Jelas: Mengkomunikasikan perubahan yang direncanakan kepada semua pihak yang terlibat, menjelaskan alasan di baliknya dan dampaknya.
- Pelatihan dan Dukungan: Menyediakan pelatihan dan dukungan yang diperlukan untuk membantu individu dan tim beradaptasi dengan struktur baru.
- Penyesuaian Bertahap: Pertimbangkan untuk menerapkan perubahan secara bertahap untuk meminimalkan gangguan dan memungkinkan penyesuaian di sepanjang jalan.
- Pemantauan dan Evaluasi Berkelanjutan: Setelah implementasi, penting untuk terus memantau kinerja struktur baru dan mengumpulkan umpan balik. Lakukan evaluasi berkala untuk mengidentifikasi area di mana penyesuaian lebih lanjut mungkin diperlukan.
